Eficiência operacional: como a Daikin transformou a experiência de prestação de contas

Com equipes comerciais e técnicas em constante deslocamento, a Daikin precisava simplificar a prestação de contas, reduzir atividades manuais e oferecer mais autonomia para quem está em campo. A Paytrack é a parceira que fez acontecer.

Com mais de 100 anos de história e presença em mais de 100 países, a Daikin é referência global em soluções de climatização. No Brasil, a companhia mantém uma operação robusta, apoiada por profissionais que atuam diariamente em clientes, obras e deslocamentos por todo o país.

Essa dinâmica exige velocidade. Quando grande parte da rotina acontece fora do escritório, processos burocráticos deixam de ser apenas um inconveniente e passam a impactar diretamente a produtividade.

Antes da Paytrack, a gestão de despesas corporativas acontecia por meio de um sistema interno. Embora atendesse às necessidades básicas da empresa, a experiência estava longe de acompanhar a rotina de quem passava a maior parte do tempo em campo.

Para registrar uma despesa, era necessário acessar a plataforma pelo computador, preencher informações manualmente, criar relatórios, classificar gastos e anexar comprovantes individualmente. Além da burocracia, havia um desafio ainda maior: conciliar as demandas dos clientes com as prestações de contas.

Guilherme Freitas, coordenador comercial da Daikin, relembra: 

Era bem mais moroso o processo… Hoje nossos engenheiros de vendas atendem os clientes, então eles estão o tempo inteiro visitando, o tempo inteiro viajando. O pouco tempo que eles têm para ficar no escritório é para cuidar dos processos internos.

Na prática, isso significava dedicar horas a tarefas administrativas que pouco contribuíam para o principal objetivo da equipe: atender clientes e desenvolver negócios.

A chegada da Paytrack mudou essa dinâmica.

Com o aplicativo disponível no celular e a integração automática das despesas realizadas, o registro das informações passou a ser muito mais simples. Assim que uma compra é efetuada, os dados já ficam disponíveis para o usuário. Basta anexar o comprovante e justificar o gasto.

Esse novo fluxo eliminou uma das principais dores da operação: o acúmulo de documentos e o risco de perda de comprovantes.

Hoje a gente consegue, no mesmo dia que recebe a nota fiscal, armazenar tudo pelo celular e depois subir o arquivo para o aplicativo. Não existe mais aquela preocupação com a perda da nota.

A mudança impactou diretamente a experiência dos usuários.

O que antes podia levar cerca de uma hora para ser feito, hoje eu resolvo em 10 ou 15 minutos.

O cartão corporativo Paytrack na rotina das equipes

Se a digitalização simplificou as prestações de contas, o cartão corporativo Paytrack trouxe ainda mais autonomia para quem está em deslocamento constante. Na Daikin, o cartão passou a fazer parte da rotina de diferentes áreas, apoiando desde despesas de viagem até necessidades operacionais do dia a dia.

Segundo Tiago Fructs, da área de Serviços, a praticidade começa pelo próprio formato de utilização.

A gente utiliza tudo pelo celular. Ficou muito mais cômodo porque não precisamos andar com o cartão físico o tempo todo.

A flexibilidade também se tornou um diferencial importante para situações que exigem resposta rápida.

Estoura um pneu, a gente usa o Paytrack. Precisa comprar uma ferramenta, usa o Paytrack. Precisa fazer uma despesa durante o atendimento, usa o Paytrack.

Outro benefício percebido pela equipe foi a velocidade na reposição dos valores utilizados.

Depois que enviamos a prestação, o reembolso acontece muito rápido. Em questão de horas, muitas vezes o valor já está disponível novamente.

Esse processo garante mais tranquilidade para quem está em campo e reduz a necessidade de controles paralelos.

Aprovações mais rápidas e decisões mais seguras

Os ganhos não ficaram restritos aos usuários finais. Para gestores responsáveis pelas aprovações, o processo também se tornou mais simples e transparente.

Antes, era necessário acessar cada prestação individualmente para verificar comprovantes, categorias e aderência às políticas internas. Hoje, essas informações ficam disponíveis de forma centralizada e com alertas automáticos quando alguma despesa exige atenção.

Hoje a gente recebe avisos quando uma nota fiscal é incluída e também quando existe alguma situação fora da política.

Essa visibilidade reduziu o tempo dedicado às análises manuais e trouxe mais segurança para as aprovações.

Conferência inteligente sem abrir nota por nota

Outro recurso que passou a fazer parte da rotina da Daikin foi o OCR da Paytrack. Antes, a conferência dependia integralmente da análise humana. Era necessário abrir documento por documento para validar informações e identificar possíveis inconsistências.

Com a automação desse processo, boa parte desse trabalho deixou de ser manual. A equipe passou a localizar informações com mais rapidez, acelerar aprovações e dedicar mais tempo a atividades de maior valor agregado.

O resultado não foi apenas operacional. A empresa ganhou mais controle sem aumentar a complexidade da gestão.

Ao longo da utilização da plataforma, a relação entre Daikin e Paytrack foi além da adoção de uma solução tecnológica. A empresa participou de testes, validou funcionalidades e acompanhou de perto a evolução dos produtos. Para Marcos, essa proximidade é um dos principais diferenciais da parceria:

Qualquer mudança ou necessidade que surge, a Paytrack está próxima da gente. Hoje existe a possibilidade de levar qualquer demanda para a Paytrack com a confiança de que ela será analisada e tratada.

Mais do que simplificar despesas corporativas, a parceria ajudou a construir uma operação mais conectada à rotina das equipes e preparada para acompanhar o crescimento da empresa.

Tecnologia que acompanha quem está em movimento

Em uma empresa onde grande parte dos profissionais passa o dia entre visitas, atendimentos e deslocamentos, reduzir burocracias faz diferença.

Com o cartão corporativo, integração automática, OCR e gestão tanto no desktop quanto no celular, a Daikin transformou uma atividade que antes consumia tempo e energia em um processo simples e acessível.

O resultado é uma experiência mais fluida para usuários, gestores e para o time financeiro como um todo, permitindo que cada área concentre seus esforços no que realmente gera valor para o negócio: atender clientes, desenvolver relacionamentos e impulsionar o crescimento da operação.